INFORMACIÓN PARA EL TITULAR DE DATOS PERSONALES
1. Los fines del tratamiento
Los datos personales serán tratados para: venta de mercadería y actividades logísticas con clientes; gestionar servicios de instalación, mantenimiento, reparación, calibración y soporte técnico; gestionar relaciones comerciales, cotizaciones, ventas, facturación, cartera, postventa y servicio al cliente; realizar campañas de marketing digital, mailing, invitaciones a webinars y atención de consultas recibidas mediante la página web o WhatsApp Business; cumplir obligaciones contables, tributarias, laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo; administrar nómina, contratos, décimos, sueldos, comisiones, competencias, certificados y capacitaciones del personal; gestionar reclutamiento y selección; controlar asistencia mediante biometría; proteger instalaciones y personas mediante videovigilancia; administrar proveedores, asesores, auditores y subcontratistas; y atender auditorías, reclamaciones, obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
2. La base legal para el tratamiento
El tratamiento se realizará, según corresponda, con base en: (i) el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular, especialmente para comunicaciones promocionales, uso de fotografías y otros tratamientos que lo requieran; (ii) la aplicación de medidas precontractuales y la ejecución de contratos con clientes, trabajadores, candidatos, proveedores o contratistas; (iii) el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, laborales, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, acreditación y auditoría; y (iv) el interés legítimo de ESPINOSA PAEZ S.A, previamente ponderado, para la seguridad física, continuidad operativa, gestión de relaciones con contactos empresariales, prevención de fraude, defensa de derechos y prospección comercial razonable. El titular podrá oponerse en cualquier momento a la mercadotecnia directa.
3. Tipos de tratamiento
Los datos personales podrán ser objeto de recolección, recepción, registro, organización, estructuración, consulta, uso, cotejo, almacenamiento, conservación, actualización, comunicación, transferencia, transmisión, acceso, bloqueo, anonimización, seudonimización, supresión o eliminación, de acuerdo con la finalidad aplicable y el ciclo de vida de la información.
4. Tiempo de conservación
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron obtenidos y los plazos legales, contractuales, tributarios, laborales, de acreditación, auditoría o prescripción aplicables. La información laboral durante la relación y los plazos posteriores exigibles; las imágenes de videovigilancia por un periodo limitado, salvo que deban conservarse por un incidente o requerimiento; los datos de marketing hasta la revocatoria, oposición, baja o pérdida de vigencia; y los datos de candidatos no seleccionados conforme a la finalidad informada y a las políticas de la plataforma de empleo. Vencidos los plazos, los datos serán eliminados, bloqueados o anonimizados de forma segura.
5. La existencia de bases de datos en las que constan sus datos personales
La información puede almacenarse en el CRM Bitrix en modalidad SaaS; el ERP y la base de datos SQL alojados en infraestructura propia; la plataforma Brevo para campañas de correo electrónico; el gestor documental alojado en servicios de Google; el sistema de control biométrico de asistencia; el sistema de videovigilancia; la página web, formularios y canal de WhatsApp Business; y repositorios físicos o digitales administrados por ESPINOSA PAEZ S.A. Los accesos deben limitarse al personal autorizado según sus funciones.
6. El origen de los datos personales cuando no se hayan obtenido directamente del titular
Los datos pueden provenir de fabricantes que remiten oportunidades comerciales en Ecuador; referidos de clientes, proveedores o contactos; contactos remitidos por otra empresa a partir de compras o necesidades relacionadas con balanzas; campañas realizadas con bases administradas por cámaras de comercio; búsquedas comerciales puerta a puerta; fuentes profesionales o empresariales legítimas; formularios de la página web y contactos iniciados mediante WhatsApp Business y auditores, asesores o subcontratistas vinculados con la prestación del servicio. Cuando los datos no se obtengan directamente, ESPINOSA PAEZ S.A facilitará la información exigida por la normativa y verificará la legitimidad de la fuente.
7. Otras finalidades y tratamientos ulteriores
Los datos podrán utilizarse, cuando resulte compatible y legítimo, para auditorías internas o externas, acreditación SAE, control de calidad, trazabilidad de certificados, gestión de riesgos, seguridad de la información, atención de reclamos, defensa jurídica, prevención de fraude, continuidad del negocio, mejora de procesos, elaboración de estadísticas agregadas y cumplimiento de requerimientos administrativos o judiciales. Cualquier finalidad incompatible requerirá una nueva base de legitimación y la información previa al titular.
8. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento de datos personales
ESPINOSA PAEZ S.A
RUC: 1790018032001
Dirección: Av. Rafael León Larrea N24-147 y Vizcaya, sector La Floresta, Quito – Ecuador.
Teléfono: (+593) 099 944 8563
Correo corporativo: marketing@espinosapaez.com
Canal para protección de datos: derechoinformatico@erazo-abogados.com
9. Identidad y datos de contacto del delegado de protección de datos personales
Nombre: Marcelo Erazo
Dirección: Av. República de El Salvador N36-213 y Av. Naciones Unidas, Edificio SUYANA – Torre Corporativa, Piso 9, Oficina 902, Quito – Ecuador.
Correo electrónico: derechoinformatico@erazo-abogados.com
10. Transferencias o comunicaciones nacionales o internacionales de datos personales
ESPINOSA PAEZ S.A podrá comunicar datos, en la medida estrictamente necesaria, a asesores técnicos subcontratados, profesionales de salud ocupacional, abogados externos, técnicos de seguridad de la información, proveedores tecnológicos, proveedores de nómina o soporte, subcontratistas mecánicos y eléctricos, clientes que requieran validar personal de trabajo, autoridades administrativas o judiciales y entidades como el IESS, SRI o Ministerio del Trabajo. El uso de Bitrix, Brevo, servicios de Google, Multitrabajos u otros proveedores SaaS puede implicar almacenamiento o acceso internacional. Estas transferencias se sujetarán a contratos, instrucciones documentadas, deberes de confidencialidad y garantías adecuadas conforme a la LOPDP. El sistema biométrico compartido con otra empresa se limitará al registro de asistencia, con segregación de accesos y prohibición de usos incompatibles.
11. Consecuencias para el titular de la entrega o negativa a entregar datos personales
La negativa a proporcionar datos necesarios puede impedir elaborar una cotización, prestar un servicio, emitir o entregar un certificado, facturar, contratar, ejecutar obligaciones laborales, cumplir requisitos de seguridad o participar en un proceso de selección. Cuando el tratamiento sea opcional -por ejemplo, marketing, invitaciones promocionales o uso de fotografías-, la negativa o revocatoria no afectará la prestación principal del servicio ni la relación laboral o contractual.
12. Efecto de suministrar datos personales erróneos o inexactos
La entrega de información incorrecta, incompleta o desactualizada puede ocasionar errores de contacto, cotización, planificación, facturación, nómina, afiliación, ejecución de trabajos, acreditación, emisión o entrega de certificados, atención de derechos y cumplimiento legal. El titular debe comunicar oportunamente cualquier modificación. ESPINOSA PAEZ S.A establecerá mecanismos para corregir registros, depurar contactos inválidos y suprimir o bloquear direcciones que generen rebotes o bajas de comunicaciones.
13. Posibilidad de revocar el consentimiento
El titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado, sin efectos retroactivos, mediante solicitud al correo derechoinformatico@erazo-abogados.com. También podrá utilizar el enlace de cancelación incluido en los correos enviados mediante Brevo. La revocatoria no afectará tratamientos sustentados en otra base legal ni la conservación necesaria para cumplir obligaciones o defender derechos.
14. Derechos de los titulares y forma de ejercerlos
El titular puede ejercer los derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, suspensión del tratamiento, portabilidad y a no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en valoraciones automatizadas, dentro de los límites previstos en la LOPDP. La solicitud deberá enviarse a derechoinformatico@erazo-abogados.com, identificando al titular, el derecho que desea ejercer, los datos involucrados y, cuando corresponda, los documentos de respaldo. El delegado de protección de datos actuará como punto de contacto y seguimiento.
15. Mecanismos para ejercer el derecho a la portabilidad
Cuando se cumplan los requisitos legales y técnicos, el titular podrá solicitar la entrega o transmisión de sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. La solicitud se enviará a derechoinformatico@erazo-abogados.com e indicará los datos requeridos y, de ser aplicable, el responsable destinatario. ESPINOSA PAEZ S.A evaluará la viabilidad técnica y la protección de derechos de terceros.
16. Dónde y cómo realizar reclamos ante el responsable y la Autoridad de Protección de Datos
El titular podrá presentar consultas, solicitudes o reclamos ante ESPINOSA PAEZ S.A mediante el correo derechoinformatico@erazo-abogados.com. Si considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, podrá acudir ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) mediante los canales y procedimientos habilitados por dicha autoridad.
17. Valoraciones y decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles
ESPINOSA PAEZ S.A no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al titular basadas exclusivamente en tratamientos automatizados. El CRM y las plataformas de marketing pueden utilizar segmentaciones comerciales para organizar contactos o campañas, pero no sustituyen la intervención humana en decisiones contractuales, laborales, crediticias o de selección. Si en el futuro se implementaran decisiones automatizadas relevantes, el titular será informado de la lógica aplicada, las consecuencias previstas y su derecho a solicitar revisión humana.
